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Marc Lemonnier
Démocratie participative
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Prendre une décision ensemble

La question de la prise de décision collective se pose dès qu’il s’agit de faire des choix ou de mener des actions qui influent sur la vie de plusieurs personnes. La manière dont les personnes qui ont en charge la prise de décision s’y prennent pour le faire est fondamentale.

La décision collective : tentative de définition

Selon le Larousse, décider signifie simplement « déterminer ce qu’on doit faire ». Cette définition semble suffisante et claire lorsqu’elle s’applique à une personne, qui prend seule une décision ne concernant qu’elle même (exemple : « demain je fais la grasse matinée »).

Mais elle laisse subsister bien des zones d’ombre lorsqu’elle s’applique à un groupe. Apparaissent en effet des questions fondamentales :

·        Si tout le monde n’est pas d’accord, qui décide effectivement, ou comment se prend la décision ?

·        A qui s’applique la décision ? A tous les membres du groupe ? A une partie seulement ? A des personnes extérieures au groupe ?

·        Qui assumera les effets ou les conséquences de la décision prise ?

·        Etc…

Voici une tentative de définition qui essaie de préciser certains aspects :

Une décision collective, c’est un accord explicite entre des personnes qui ont la légitimité pour passer cet accord. Cet accord est consigné, rendu public, et on peut ensuite s’y référer.

Pour qu’une décision collective soit digne de ce nom il faut :

·        que l’accord soit explicite, c’est à dire qu’il ait été traduit en des mots compréhensibles par toutes les personnes concernées

·        que les personnes concernées aient validé l’accord ensemble

·        que cette validation se soit faite selon une règle préétablie et acceptée par tout le monde

Ainsi, le simple fait de discuter informellement d’un sujet tout en ayant « l’impression » que les gens sont d’accord ne peut pas constituer une décision. De même, discuter individuellement avec chacune des personnes concernées pour obtenir son avis ne peut pas suffire à valider la décision, l’ensemble des personnes concernées doivent s’exprimer simultanément.

On constate donc que la manière dont est prise la décision est très importante. Nous y reviendrons largement car nous touchons là au sujet central de cet ouvrage : la notion de processus décisionnel.

Les règles de la prise de décision

La première décision que devrait prendre un groupe en cours de constitution devrait fixer les règles selon lesquelles se prendront les décisions.

Il existe des corpus de règles toutes faites que l’on peut réutiliser telles quelles (la loi de 1901 définit par exemple les règles de la prise de décision au sein d’une association, voir encadré ci-dessous), mais il est passionnant et utile de travailler ensemble à établir ses propres règles. Voici les principales question qu’il peut être utile de se poser :

Qui doit décider ?

Il peut s’agir selon les systèmes politiques :

·        d’une seule personne (exemple en cadre associatif ou en entreprise : le président ou le directeur peuvent être amenés à prendre seuls des décisions)

·        d’un sous groupe élu ayant officiellement mission de décider pour le grand groupe (exemple en cadre associatif encore : un Conseil d’Administration, un bureau, l’équipe salariée, des groupes de travail…)

·        d’un sous-groupe informel créé pour l’occasion, d’un groupe officiel enrichi de personnes volontaires…

·        de tout le monde (exemple d’une Assemblée Générale qui prend des décisions sur les grandes orientations d’une structure).

·       

En démocratie participative, on essaiera de tendre vers une situation dans laquelle le plus grand nombre possible de personnes participent à la prise de décision. Lorsque ce n’est pas techniquement possible (le groupe est trop grand, trop dispersé, ça n’intéresse pas tout le monde…) il faudra forcément recourir à la solution du sous-groupe d’élus, en étant particulièrement vigilant aux conditions de mise en place et de travail de ce sous-groupe.

Qui « décide qui décide » ?

Dès que l’on est dans un cas de figure ou le pouvoir décisionnel final est confié à des sous-groupes (bureau, CA…), se pose la question de la désignation de ces sous-groupes. Quelques exemples de mode de désignation dans nos organisations :

·        Le droit : cela peut être le droit du sang (transmission héréditaire du pouvoir décisionnel), les statuts (qui désignent des membres de droit en association), l’ancienneté (on fait partie naturellement du conseil des anciens passé un certain age), la condition de membre fondateur…

·        La légitimité naturelle. Certaines personnes sauront acquérir naturellement une influence (et donc un pouvoir décisionnel) au sein du groupe, même sans fonctions officielles. Cette légitimité peut provenir de la compétence, d’un haut niveau d’investissement, de qualités relationnelles reconnues et appréciées, du charisme… C’est la loi de celui qui fait ses preuves…

·        L’élection. Le peuple souverain (ou le grand groupe) élit ses décideurs de façon plus ou moins directe

·        L’adhésion : en adhérent à une association, en achetant une action d’une une entreprise, on obtient de fait une voie en Assemblée Générale

·        La cooptation. C’est le groupe décisionnel lui-même qui désigne de nouveaux membres.

·        L’engagement. Ceux qui consacrent beaucoup de temps et d’énergie aux affaires du groupe, qui s’impliquent personnellement, qui sont prêts à assumer les conséquences de leurs décisions… Cette composante est particulièrement importante en démocratie participative.

·        La situation : c’est parfois elle qui désigne les décideurs : ceux qui étaient « là juste au moment où il y avait besoin de prendre une décision ». C’est une forme de légitimité qui peut être reconnue… ou critiquée. Enfin, quand il y a le feu c’est bien que quelqu’un soit là pour jeter un seau d’eau !

·       

 

Un fonctionnement en démocratie participative peut s’accommoder de ces divers modes de désignation, en cherchant toutefois à :

·        Favoriser les responsabilités tournantes (en limitant la durée des mandats, par exemple). Elles permettent à la fois d’impliquer et de former plus de monde, et d’empêcher les prises de pouvoir abusives. Cela implique en particulier de former sans cesse de nouvelles personnes aux compétences nécessaires.

·        Equilibrer les niveaux de responsabilité entre les différents types de membres s’ils sont mêlés. Cela implique par exemple de ne pas donner plus de pouvoir à une personne selon le nombre de personnes quelle représente. ??? pas clair cette phrase

Qui décide de quoi ?

Dès que le groupe dépasse une certaine taille et a un certain volume de décisions à prendre, se pose la question du partage des responsabilités car tout le monde ne peut techniquement pas participer à tout (pour des questions de manque de temps, de niveaux de compétence, etc…)

Il faut définir les domaines de légitimité du ou des décideurs, et le partage des responsabilités entre les membres. Ce partage peut s’organiser de plusieurs manières :

·        Vertical : Les responsabilités sont hiérarchiques : A est responsable de tout, et confie à B et B’ des sous responsabilités, qui les confient à leur tout à C, C’, C’’…

·        Horizontal : les responsabilités sont sectorielles (chacun est responsable d’un territoire, d’un thème, d’une fonction…)

·        Temporel (équipe de jour, équipe de nuit, état d’urgence, situation de crise…).

·       

En démocratie participative, ces systèmes posent question car ils sectorisent les responsabilités et le pouvoir. On recherchera plutôt les systèmes mixtes, dans lesquels chacun peut avoir à la fois une part de pouvoir décisionnel horizontal ou vertical sur un aspect particulier, mais aura aussi une vue d’ensemble et un premier niveau de responsabilité sur l’organisation dans sa totalité.

Qui décide pour qui ?

Qui assumera ou sera concerné par une décision prise, sur qui cette décision aura t-elle des effet ? Cette question est fondamentale, car la portée d’une décision varie considérablement selon que les décisions à prendre par un petit groupe concernent et impliquent :

·        1 seule personne

·        le sous-groupe lui même

·        l’ensemble du grand groupe

·        tout le monde (y compris des personnes extérieures au grand groupe)

Dans ce domaine il existe quasiment autant de pratiques que de groupes humains.

·        Une personne décide de tout pour tous : c’est un système autocratique…

·        Un petit groupe décide pour tous

·        Chacun décide pour soi : c’est le système libertaire. Il n’est pas sans rapport avec la démocratie directe, mais s’il permet à chacun de décider de ce qui ne concerne que lui, il fait l’impasse sur les choses à décider qui concernent tout le monde.

·        Plusieurs sous groupes décident de différentes choses

·        Tout le monde décide (ou participe à la décision)

·        Et toutes les pratiques mixtes, intermédiaires…

En démocratie participative il doit être possible que les décisions prises par un petit groupe s’appliquent à un grand groupe. Cela implique néanmoins un mode de fonctionnement particulier pour que le grand groupe reconnaisse ses aspirations, ses besoins, ses propositions… dans la décision prise par le petit groupe. Ce dernier n’est plus alors qu’une sorte de facilitateur de la prise de décision du grand groupe. Il est responsable de la prise de décision, mais pas vraiment décideur lui-même.

Fixer la légitimité des décideurs

La question de la légitimité des personnes ou groupes qui décident est fondamentale : à priori, en démocratie participative toute personne concernée par les conséquences ou les implications de la décision à prendre est légitime pour participer à la prise de décision. Mais il est indispensable que cette personne ou ce groupe soit reconnu comme légitime par l’ensemble des personnes concernées sans quoi la décision prise n’aura pas tous les effets escomptés (remise en question par le groupe, non respect de la décision, mise à l’écart des décideurs…

La légitimité des décideurs doit donc faire l’objet de beaucoup de clarté, en définissant :

·        de quoi ils décident (champ d’application, domaine de compétence…)

·        la durée de leur mandat (à vie, entre deux élections, le temps de son embauche…)

·        pour qui ils décident (champ d’application de la décision)

·        A quelle hauteur (par exemple : tel groupe a pouvoir de décider jusqu’à un budget de tant).

·       

Les règles de la prise de décision au sein d’une association loi de 1901

La loi de 1901 est très concise sur les règles concernant la prise des décision : le texte de loi précise uniquement que les membres de l’association choisissent une ou plusieurs personne pour « administrer ou diriger l’association », sans autres précisions. Rien n’est dit sur le mode de désignation, les prérogatives de chacun, etc.

Les désignations « Conseil d’Administration », « Administrateur », « Bureau », « Président », « Assemblée Générale » sont issues de l’habitude et n’ont pas de caractère obligatoire, même si tous les partenaires habituels d’une association ont une fâcheuse tendance à l’ignorer et à exiger des interlocuteurs portant ces dénominations.

 

C’est un siècle de pratique qui a vu certaines habitudes s’ancrer profondément, faisant souvent jurisprudence aujourd’hui. La répartition des compétences décisionnelles généralement constatée est celle-ci :

1.      L’Assemblée Générale se préoccupe des aspects liés aux finalités, objectifs et valeurs. Elle a donc un rôle politique.

2.      Le Conseil d’Administration gère les aspects liés à l’organisation générale, au lancement et au suivi de projets, etc… Il a un rôle stratégique.

3.      Le bureau s’occupe du quotidien. Il a un rôle technique et opérationnel (le vocabulaire militaire dirait tactique). Les éventuels groupes de travail gèrent également le technique, mais sur des projets précis.

 

Il est utile (car souvent oublié) de rappeler que le bureau n’a pas de pouvoir décisionnel. Son rôle consiste à mettre en application les décisions du Conseil d’Administration.

Comment décider : le processus décisionnel

Le processus décisionnel, c’est l’ensemble des étapes qui conduisent d’une idée, d’une envie, d’un besoin, de l’identification d’un problème… à la prise d’une décision par un groupe.

La prise de décision n’est donc que la phase finale d’un ensemble d’étapes (sur lesquelles nous ne nous attardons pas ici car elles seront largement détaillées dans la suite de cet ouvrage). Beaucoup de groupes n’ont pas une conscience claire de ces étapes, de leur importance, de leur utilité, et ne les préparent pas assez voire pas du tout. C’est pourtant la manière dont le processus décisionnel sera préparé puis mené qui va conditionner la qualité de la décision prise, et qui va en particulier rendre cette décision compatible ou non avec les principes de la démocratie participative.

Processus décisionnels et réunions décisionnelles : quelles interrelations

Les processus décisionnels dans la vie d’un groupe

Comme on vient de le voir, un processus décisionnel est un ensemble d’étapes permettant de passer d’une idée à la prise d’une décision par un groupe. Il s’applique à un seul sujet.

 

Prise de décision

 

 
 

Idée, besoin

 

 
 

Etape 1                       Etape 2            Etape 3

 

  

 

 

  


 

Déroulement du temps

 

Or beaucoup de sujets nécessitent une prise de décision dans la vie d’un groupe. Il faut donc mener plusieurs processus décisionnels en parallèle, qui démarrent et se terminent à des moments différents.

Sujet 1

Sujet 2

Sujet 3

Sujet 4

 

 
 

 

 

  

 

 

 

 


 

Temps                                    t1 : 3 processus                                                                     t2 : 2 processus

 

Pour certains sujets simples ou consensuels (exemple : fixer la date du prochain loto de l’association) , le processus décisionnel est court (il peut durer 5 mn durant une réunion). Des sujets très complexes (exemple : décider du lancement d’un gros projet) pourront nécessiter un processus décisionnel beaucoup plus long (étalé sur plusieurs jours, plusieurs mois…)

A un temps t donné, il y a donc en général plusieurs processus décisionnels engagés dans un groupe, de « taille » et d’importances diverses, et à des stades d’avancement divers.

Les réunions, outils privilégiés pour mener des processus décisionnels

Pour faire avancer ses processus décisionnels, le groupe a besoin de parler, de communiquer, de réfléchir, de s’informer. Cela peut se faire de nombreuses manières : en écrivant ou lisant des articles d’opinion ou d’information dans le journal de l’association, en échangeant des mails ou des appels téléphoniques avec d’autres, en parlant avec une personne devant la machine à café…

Mais l’outil le plus souvent employé pour travailler sur les processus décisionnels au sein d’un groupe est la réunion. Qu’elle soit courte (quelques minutes) ou longue (2 jours), physique, téléphonique ou multimédia, son principe est le même : plusieurs personnes se donnent rendez-vous durant un temps donné pour communiquer simultanément sur un ou plusieurs sujets…

Si la réunion est l’outil privilégié pour faire avancer un processus décisionnel, il ne faut pas pour autant la confondre avec le processus décisionnel lui-même. En effet :

·        un processus décisionnel peut s’étaler sur plusieurs réunions ou au contraire se dérouler en une seule réunion

·        inversement, une réunion peut être consacrée à un seul processus décisionnel (donc à un seul sujet) ou servir à travailler sur plusieurs processus décisionnels

On peut se faire plaisir en utilisant des mots savants :

1 : Processus décisionnel monoréunion

 

 

 

 

 

Le processus décisionnel tout entier (processus noir) tient dans le temps d’une seule réunion.

3 : Réunion décisionnelle monoprocessus

 

 

 

 

La réunion est consacrée à un seul processus décisionnel. Celui-ci peut tenir tout entier dans la réunion, seulement y démarrer ou s’y terminer, ou juste avancer durant la réunion.

2 : Processus décisionnel multiréunion

 

 

Réunion 1         Réunion 2              réunion 3

 

Le processus décisionnel complet s’étale sur plusieurs réunions.

4 : Réunion décisionnelle multiprocessus

 

 

 

 

La réunion est consacrée à plusieurs processus décisionnels. Certains y tiennent tout entiers, d’autres y démarrent, s’y terminent, ou avancent tout simplement.

Ces 4 cas de figure sont souvent plus ou moins mélangés dans la réalité : chaque réunion des cas 1 et 2 peut être utilisée pour travailler sur d’autres sujets que le processus décisionnel noir, chaque processus décisionnel des cas 3 et 4 peut se prolonger sur d’autres réunions, etc…

Il est donc utile de bien comprendre les quelques principes de base

·        pour mener un processus décisionnel d’une part

·        pour mener une réunion décisionnelle d’autre part

·        … afin de pouvoir croiser les deux et s’adapter à toute situation.

C’est l’objectif des ouvrages ??? et ???.

Mener un processus décisionnel en démocratie participative : un challenge ?

Mener un processus décisionnel respectueux des principes de la démocratie participative peut sembler un casse tête qui essaie de ménager la chèvre et le chou. En effet il faudra simultanément :

·        Permettre à ceux qui le souhaitent de s’associer au processus

·        Respecter la diversité des points de vue

·        Ménager les individus

·        Tendre vers la consensualité

·        Respecter les valeurs profondes qui fondent l’action

·        … et être quand même efficaces, c’est à dire prendre toutes les décisions nécessaires en temps utiles.

Plusieurs de ces impératifs sont partiellement en opposition : le 2 avec le 4, le 1 et le 3… Les 5 premiers impératifs contredisent également partiellement le 6, car plus on travaille à respecter le groupe, l’individu, les idées, moins on est « efficaces » à très court terme (ce principe est évidemment faux à plus long terme pour un tas de raison).

La « meilleure » solution pour un processus décisionnel réussi consiste évidemment à prendre en compte tous les objectifs listés en début de chapitre, et chercher le meilleur équilibre entre eux. Pas de recette miracle ici…

Il restera toujours la question finale concernant le fonds : la décision prise était-elle « bonne », voire « la meilleure » (et selon quels critères) ?

12/05/2012
Prendre une décision collective Le contexte du processus décisionnel
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Comment lancer le processus décisionnel ?
Etudes de cas.
Quelques études de cas
Prendre une décision à distance.
Lorsque le groupe est réparti sur un vaste territoire, il peut être nécessaire de mener une réflexion préparatoire puis une prise de décision « à distance », c’est à dire sans que les personnes soient physiquement en présence.
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Cette fiche présente des méthodes de vote permettant de pallier aux inconvénients des techniques de vote « classiques ».
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