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Prendre une décision à distance

Lorsque le groupe est réparti sur un vaste territoire, il peut être nécessaire de mener une réflexion préparatoire puis une prise de décision « à distance », c’est à dire sans que les personnes soient physiquement en présence. Ce type de travail repose sur les mêmes principes que lorsque le processus décisionnel se déroule durant des réunions physiques. Cependant la communication est d’un peu moins bonne qualité : souvent on ne se voit pas, on ne « sent pas l’ambiance », etc… Il est donc fréquent que les débats avancent un peu moins vite, ce qu’il faut savoir prendre en compte. Voici quelques conseils pour cela.

La validation de la décision doit se faire de manière formelle, tout le monde devant pouvoir exprimer son avis.

Les outils de communication à utiliser

Voici un descriptif rapide des principaux outils utiles pour mener un processus décisionnel à distance. Au cours d’un processus décisionnel complet, on utilise généralement plusieurs de ces outils.

Les outils de communication « temps réel »

Ils donnent la possibilité de tenir des « réunions », en permettant à plusieurs personnes distantes de communiquer simultanément, par l’image ou le son. Ils sont particulièrement utiles lors des phases de validation des décisions, durant lesquelles il est toujours bon que les participants puisse s’exprimer collectivement en temps réel pour éviter tout malentendu.

La visioconférence. C’est l’outil à distance donnant les résultats les plus proches d’une réunion « physique ». Les systèmes les plus perfectionnés permettent de voir et d’entendre tout le monde simultanément. Problème : le coût (investissement de plusieurs centaines d’euros pour chacun, fonctionnement de plusieurs dizaines d’euros l’heure pour chacun). A réserver à des réunions très importantes, avec des personnes ayant réellement très peu de temps pour se déplacer. Contactez votre agence télécom favorite, elle vous conseillera.

La réunion téléphonique. Elle permet à plusieurs personnes de converser au téléphone. C’est un outil simple, bon marché (elle coûte à peine plus cher à ses participants qu’une communication interurbaine) et que l’habitude rend assez rapidement efficace. C’est aujourd’hui l’outil principal de travail à distance pour des groupes d’effectifs faibles (de 3 à 15 personnes). Contactez votre agence télécom préférée.

Le « tchat ». Cet outil internet permet de faire converser un groupe par écrit. Il est simple à mettre en œuvre et à utiliser, mais s’avère assez malpratique car la simultanéïté n’est pas parfaite, et que tout le monde ne sait pas taper rapidement. Une discipline très stricte (dans les prises de parole, le rythme de la réunion, le sérieux des participants) permet cependant d’utiliser cet outil de temps à autres. A réserver pour les tout petits budgets.

Le partage de documents sur internet. Permet de rendre visible des documents, des schémas, etc… en direct sur internet à un groupe de personnes donné. Il est nécessaire de disposer d’un logiciel spécialisé, comme « netmeeting ». Cette technique peut être utilisée en complément de la réunion téléphonique.

Les outils de communication « temps différé »

Ces outils permettent aux membres du groupe d’échanger de l’information, des réflexions et des opinions avec l’ensemble du groupe, avec cependant nécessité d’attendre un certain laps de temps avant que tout le monde ait prit connaissance du message. Ils sont donc utiles lors des phases d’information et de réflexion, pas lors de la phase de validation. Ce sont :

Le courrier, qu’il ne faut surtout pas oublier. Il reste encore souvent le seul média ressenti comme « officiel » pour contacter, informer, inviter à participer les personnes. Il est en particulier à utiliser avant le début des travaux, pour envoyer les documents utiles, et en fin de processus décisionnel, pour faire le point de la décision prise.

Les listes de diffusion et forums internet (voir fiche pratique ???), outils bien utiles pour la réflexion collective et l’échange d’idées.

Les médias papier (bulletin de liaison) : en principe lus par la totalité du groupe, ils sont pratiques pour apporter l’information, et pour servir, comme les listes de diffusion et forums, de tribune d’opinion et de lieu de réflexion.

Procéder dans l’ordre, doucement et lisiblement

·        Le déroulement général du travail doit respecter dans l’ordre les grandes étapes d’un processus décisionnel (voir fiche pratique ???).

·        Si c’est possible, établir à l’avance un planning des travaux, précisant les différentes phases du travail, et les outils de communication qui seront utilisés à chaque phase.

·        Régulièrement, reprécisez aux participants quelle phase (information, réflexion / construction / validation) est en cours, et le temps que cette phase va durer.

·        En fin de phase, faites la synthèse des travaux et renvoyez la vers le groupe avant d’annoncer le passage à la phase suivante.

Choisir les outils de communication appropriés

Chaque outil de communication a ses avantages propres. A vous de choisir le plus approprié pour chaque étape.

Un sujet simple et/ou maîtrisé par les membres du groupe peut être traité en une unique réunion téléphonique. Un sujet complexe ou à enjeu fort, ou bien très nouveau dans préoccupations du groupe nécessitera l’utilisation de plusieurs outils étalés dans le temps (voir encadré).

Traiter un sujet complexe en utilisant plusieurs outils de communication

L’exemple ci-dessous présente l’embauche d’un salarié au sein d’une association. En gras apparaissent les différents outils de communication à distance utilisés.

Phase 1 : Information

T=0. Une fiche projet est rédigée par un membre du bureau, elle présente le besoin de main d’œuvre et de compétences identifié. Elle est envoyée par courrier papier aux membres du Conseil d’Administration.

T=2 semaine. Une discussion s’engage au sein du CA par le biais de la liste de diffusion. Des demandes d’information complémentaire ont été faites, le bureau y a répondu par la liste.

Phase 2 : Réflexion collective

T = 1 mois. Une réunion téléphonique du CA a été convoquée sur le sujet. Le principe d’une embauche est acceptée. Restent à définir le profil de poste, les missions, etc. Le bureau est chargé d’animer cette réflexion.

T = 2 mois 1/2. Un article a été rédigé dans le bulletin de liaison de l’association pour informer les adhérents du travail en cours et leur demander leurs avis sur les missions à confier à la personne. Quelques courriers et coups de fil sont arrivés au Président suite à cette démarche, il les a répercutés sur la liste de diffusion du CA.

Durant le même temps, la discussion s’est prolongée sur la liste de diffusion du CA, qui a pris en compte les propositions des adhérents pour commencer à cerner le profil.

T = 3 mois ½. Le bureau a tenu une réunion téléphonique pour faire la synthèse du travail et établir le profil et les missions du poste, définir l’échelle salariale, etc… La fiche projet a été remise à jour, envoyée aux membres du CA.

Phase 3 : Validation.

T = 4 mois. Au cours d’une réunion physique ordinaire, le CA a validé la proposition du bureau.

T = 4 mois et 2 jours : une annonce d’offre d’emploi a été rédigée, elle a été envoyée dans les circuits de gestion de l’emploi, et publiée dans le bulletin de liaison de l’association.

… on peut imaginer la même alternance d’outils pour les phases de sélection des candidats.

Le cas des outil de communication « temps différé »

Leur spécificité nécessite d’utiliser quelques règles particulières :

·        laissez un temps assez long pour chaque étape, car les personnes ne réagiront pas toutes au même rythme. Sur une liste de diffusion, les durées de débats sont de l’ordre de quelques jours, si vous utilisez le courrier papier la discussion peut nécessiter plusieurs semaines voire plusieurs mois.

·        Avec ces outils, il est souvent nécessaire de relancer une ou plusieurs fois les personnes avant qu’elles réagissent et que le débat s’installe. Si rien ne démarre, contactez directement une ou plusieurs personnes que vous savez avoir des choses à dire, et incitez les à s’exprimer.

S’appuyer sur l’écrit, et y porter une attention particulière

L’écrit a énormément d’importance lorsque l’on travaille à distance :

  • Avant le début du processus décisionnel préparer une « fiche projet » (voir fiche pratique ???).
  • La faire parvenir bien à l’avance à toutes les personnes concernées
  • La remettre à jour à chaque avancée significative de la réflexion sur le sujet
  • En début d’une réunion, refaire oralement le point en partant de la fiche projet.
  • Après une réunion (téléphonique ou autre), établir un compte-rendu détaillé, avec résumé succinct des principales idées, propositions ou décisions en fin de document. Remettre à jour la fiche projet en intégrant ces nouveautés. Envoyer la fiche et le compte-rendu à toutes les personnes concernées (pas seulement les personnes présentes lors de la réunion).
13/05/2012
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